個人情報保護方針

パルシステム東京 個人情報保護方針

基本理念

生活協同組合パルシステム東京(以下「組合」という。)は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護・管理することが社会的責務との考えから、個人情報の保護に関する法令ならびに関連する規範、消費生活協同組合法を遵守し、その取り扱いについての方針を以下のとおり定め、組合における関連する規程等の整備、方針に基づく組合内の安全管理体制の構築・実施・維持および継続的な改善・向上により、個人情報の保護に努めます。

基本方針

組合が、個人情報を収集し、利用する場合は、利用目的を明確にした上で、適法かつ公正な手段で収集し、特定した目的以外には利用しません。

1.個人情報の取得

組合は以下の種類の個人情報をお預かりします。

  • (1)組合に資料請求をされた方およびお試し利用・加入問合せされた方の個人情報
    *氏名、住所、連絡先
  • (2)組合に加入申込された方の個人情報
    *氏名、住所、連絡先、生年月日、家族構成、利用代金の振替口座情報
  • (3)介護サービスを利用される方の個人情報
    *利用者の氏名、性別、生年月日、要介護度・病歴を含む介護サービスに必要な情報
    *利用者及び関係する方の連絡先
  • (4)保育サービスを利用される方の個人情報
    *入園者の氏名、性別、生年月日、健康情報およびアレルギー情報、顔写真
    *保護者の氏名、住所、連絡先および勤務先の名称とその連絡先
  • (5)組合が開催する企画等に参加される方の個人情報
    *保育を希望されるお子さんの氏名、性別、生年月日、アレルギー情報
    *組合員のご家族が参加される場合は、その方の氏名、生年月日
    *組合員でない方が参加される場合は、その方の氏名、住所、連絡先
  • (6)組合の役職員の個人情報
    *氏名、住所、生年月日、職歴、取得資格、家族構成、健康情報
  • (7)組合に履歴書・応募書類を送付された方の個人情報
    *氏名、住所、連絡先、その他履歴書・応募書類に記載された事項

2.個人情報の利用目的

組合がお預かりする個人情報は、以下の目的で利用いたします。

  • (1)資料請求をされた方の個人情報は、組合利用のための資料送付・ご連絡のために限定して利用します。
  • (2)組合に加入申込された方の個人情報は、商品案内・注文用紙の配付、注文、商品の配達、利用代金の請求・口座振替、出資金・利用割戻に関する通知、商品・サービスの向上・改善に関わるアンケート、商品・サービス関する連絡、各種問合せ等への対応のために限定して利用します。
  • (3)総代となる組合員の個人情報は、総代会など機関運営における情報提供、会議・企画等に関わる連絡および円滑な運営のために限定して利用します。
  • (4)組合員活動や組合主催の企画等に参加される方の個人情報は、活動に関する情報提供、企画等に関わる連絡および円滑な運営のために限定して利用します。
  • (5)介護サービスを利用される方の個人情報は、サービスの提供、サービスの向上、各種パンフレットや資料のお届け、利用者に関係する方との連絡のために限定して利用します。
  • (6)保育サービスを利用される方の個人情報は、サービスの提供、園児の衛生・健康管理、保護者との連絡のために限定して利用します。
  • (7)役職員の個人情報は、緊急連絡、健康管理、雇用管理、法律上求められる必要な手続のために限定して利用します。
  • (8)組合に履歴書・応募書類を送付された方の個人情報は、採用活動のために限定して利用します。
  • (9)ギフトサービスを利用される際の送り先の個人情報は、当該ギフト発送のために限定して利用します。なお、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得たうえで、次回以降のギフト申込書の準備に利用することがあります。

3.個人データの第三者への提供

組合がお預かりした個人情報を、第三者に提供いたしません。ただし、ご本人の同意を得ている場合、法令に基づく場合、人の生命・身体または財産の保護のために必要がある場合あるいは公衆衛生の向上または財産保護のために必要な場合でご本人の同意を得ることが困難であるとき、国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する必要があって、本人の同意を得ることで当該事務に支障の恐れがある場合を除きます。

4.個人データの共同利用

組合が事業者・団体と個人情報の共同で利用する条件は下記のとおり定め、利用目的の範囲に限定し利用します。なお、共同利用する個人情報の管理責任者は、個人情報保護管理最高責任者(専務理事)とします。

  • (1)パルシステムグループとの共同利用
    組合は、パルシステムグループにおいて、より良いサービスを提供するために、個人情報および付随事項を共同利用いたします。

    • 共同利用する個人情報等の項目
      氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレス、アレルギー情報、口座情報、購買情報、請求情報、出資情報、苦情内容 等
    • 共同利用する範囲
      パルシステムグループ
    • 共同利用する目的
      各種サービスの提供、お問合わせ、苦情等への対応、商品やサービスのご案内、商品の開発・改善やサービスの改善、各種サービスの契約および維持管理 等
  • (2)日本生活協同組合連合会との共同利用
    組合は、組合員に対する事業提供を円滑に進めるために、事業連携に伴って個人情報および付随事項を共同利用いたします。

    • 共同利用する個人情報等の項目
      氏名、住所、電話番号、購買情報、苦情内容 等
    • 共同利用する範囲
      日本生活協同組合連合会
    • 共同利用する目的
      商品、サービスのお届け代金のご請求、お問合わせ・苦情等への対応、商品やサービスのご案内、商品の開発・改善やサービスの改善 等
  • (3) 日本コープ共済生活協同組合連合会との共同利用
    組合は、共済事業を円滑に進めるために、個人情報を共同利用いたします。

    • 共同利用する個人情報の項目
      氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報、請求情報 等
    • 共同利用する範囲
      日本コープ共済生活協同組合連合会
    • 共同利用する目的
      共済契約の引き受け、維持管理、共済商品・サービスの案内・提供 等

5.個人データの委託

組合は、利用目的に必要な範囲において業務を委託する場合、委託先の管理体制を確認した上で、秘密保持・安全管理を含む業務委託契約を締結するとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

6.個人データの安全管理措置

組合は、個人データの漏えい、滅失、き損、紛失等の防止のため下記の安全管理措置を講じます。

  • (1)端末における情報保護のための安全措置および外部通信による不正アクセス遮断措置等のセキュリティ対策の強化
  • (2)個人データの取扱基準の明確化と各事案に対応する体制強化
  • (3) 組合の役職員への定期的な教育および組織的対応の強化

7.個人情報に関するお問い合わせ先

組合は、お預かりした個人情報およびその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応いたします。

  • お預かりした個人情報の入手手段および内容の開示等について
  • お預かりした個人情報に関する苦情・相談および訂正・利用停止等についてこれらについて、お問い合わせをいただき、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応を行い、その結果はご報告します。
  • お問い合わせ窓口は次の通りです。
生活協同組合パルシステム東京 総務部(個人情報保護担当) 電話:03-6233-7600

2017年12月29日
生活協同組合 パルシステム東京
専務理事 杉原 学

個人情報保護方針におけるパルシステムグループの範囲

  • パルシステム生活協同組合連合会
  • パルシステム共済生活協同組合連合会
  • 生活協同組合パルシステム東京
  • 生活協同組合パルシステム神奈川ゆめコープ
  • 生活協同組合パルシステム千葉
  • 生活協同組合パルシステム埼玉
  • 生活協同組合パルシステム茨城/栃木
  • 生活協同組合パルシステム山梨
  • 生活協同組合パルシステム群馬
  • 生活協同組合パルシステム福島
  • 生活協同組合パルシステム静岡
  • 新潟ときめき生活協同組合
  • 株式会社パルミート
  • 株式会社ジーピーエス
  • 株式会社パルブレッド
  • 株式会社パルシステムリレーションズ
  • 株式会社パルふれあいサービス
  • 株式会社パルシステム電力
  • 株式会社パルシステム発電
  • 株式会社パルライン
  • 株式会社未来

マイナンバーについて

  • パルシステム東京から組合員の皆様へマイナンバーの提供を求めることはございません。
  • マイナンバーに関連して担当者が電話・訪問等で個人情報の提供や金銭の支払いを求めることはございません。
  • 個人の取引先等については、別途書面にてご案内いたします。

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

生活協同組合パルシステム東京(以下「組合」という)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という)の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むために、本基本方針を定めます。

  • (1)関係法令及びガイドライン等の遵守
    組合は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、個人情報の保護に関する法律、その他の法令及び特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインを遵守して、特定個人情報等の適正な取り扱いを行います。
  • (2)特定個人情報等の取得、利用、保管、提供及び廃棄
    組合は、特定個人情報等の具体的な取り扱いを定める取扱規程等を策定し、当該規程に従い、特定個人情報等の取得、利用、保管、提供及び廃棄を適切に実施します。
  • (3)利用目的
    組合は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

    • 源泉徴収関連事務
    • 不動産使用料、報酬等の支払先に関する事務
    • 扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
    • 退職所得に関する申告書作成事務
    • 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
    • 個人住民税関連事務
    • 雇用保険関連事務
    • 国民年金第3号被保険者の届出事務
    • 健康保険・厚生年金保険関連事務
    • (1)から(9)各号に関連する事務、その他関係法令及びガイドライン等の改正により、使用目的が拡大された場合にはその内容を含む
  • (4)安全管理措置に関する事項
    • 組合は、特定個人情報等の漏洩(ろうえい)、滅失又は毀損(きそん)の防止等、特定個人情報等の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該職員等に対する必要かつ適切な監督を行います。
    • .特定個人情報等の取り扱いについて、取引先及び組合の役職員等の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
  • (5)継続的改善
    組合は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び関係規程類を継続して改善します。
  • (6)お問い合わせへの対応
    組合は、特定個人情報等の取扱いに関するお問い合わせに対し、適切に対応します。
総務部(代表電話) 03-6233-7600

2015年10月29日
生活協同組合パルシステム東京
専務理事 杉原 学


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