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個人情報保護について

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生活協同組合パルシステム東京個人情報保護方針

はじめに

生活協同組合パルシステム東京は商品の供給、組合員活動、その他のサービスを通じて、組合員及び福祉介護サービス利用者の生活の向上に寄与するための組織です。そして、この目的を達成するために、多くの方の個人情報を取扱っていることから、パルシステム東京は個人情報を適切に管理することは、非常に重要な社会的使命であると考えております。

  • 個人情報を漏洩(ろうえい)、滅失または毀損(きそん)等させないように安全かつ正確な管理を行います。
  • 個人情報の利用目的、管理体制等を公開します。

パルシステム東京は、個人情報保護を推進するために、個人情報保護方針と個人情報保護管理規則を策定し、これに基づいて事業及び各種活動を行います。


なお、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく「個人番号」及び「特定個人情報」の保護管理については別に定めます。

1.個人情報の収集について

1-1 パルシステム東京が収集する個人情報の種類

パルシステム東京は、次の種類の個人情報をお預かりします。

  • 1.パルシステム東京に資料請求等をされた方の個人情報
  • 2.組合員の個人情報
  • 3.組合員の家族の個人情報(事業・活動において必要がある場合に限る)
  • 4.福祉介護サ-ビスの利用者及び関係する方の個人情報
  • 5.組合員がギフトサービスの発送先等として指定された方の個人情報
  • 6. パルシステム東京に履歴書等の応募書類を送付された方の個人情報
  • 7.その他、パルシステム東京に関係する方の個人情報
1-2 パルシステム東京が管理する個人情報の利用目的

パルシステム東京は、生活協同組合として、商品の供給、組合員活動、その他のサービスの提供等を実施するにあたり、次の基準により個人情報を収集・維持・利用します。利用目的の変更や限定した範囲を超えた利用が発生する場合は、通知もしくは公表を行います。

  • 1.パルシステム東京に資料請求等をされた方の個人情報の利用は、加入又は福祉介護サ-ビス利用のための資料送付・連絡の目的に限定します。
  • 2.組合員の個人情報の利用は、商品の案内、注文内容の確認、供給促進、受注及び発送、利用代金の請求、その他サービスの提供目的に限定します。
    • (1)よりよい商品・サービスを提供するために、その都度目的を明らかにして、アンケート調査等を行う場合があります。その際は発送と回収確認の目的に限定してこれを利用 します。
    • (2)口座振替によるお支払いを希望される場合等は、口座に関する情報をお預かりします。
    • (3)COOP共済たすけあいなど、共済契約者に関する情報をお預かりします。この情報の利用は、必要に応じて共済加入・共済金の支払目的、割戻金のお知らせ、その他共済サ-ビスの案内等に限定します。
  • 3.組合員活動に参加される組合員やご家族の個人情報の利用は、受付名簿、連絡、会議・催し等の適切な運営のために限定します。
  • 4.総代会等に参加される総代の個人情報の利用は、総代公示、受付名簿、連絡、会議等の適切な運営のために限定します。
  • 5.福祉介護サービスを提供する上で必要な情報をお預かりします。この情報の利用は福祉介護サービスの提供に限定します。
    • (1)この情報を利用するサービスは、通所介護事業、訪問介護事業、居宅支援介護事業、その他のサ-ビスを指します。
    • (2)上記(1)以外では、、審査支払機関へのレセプト請求、審査支払機関又は保険者からの照会への回答等、介護保険事務手続上必要な場合に利用します。
    • (3) 口座振替によるお支払いを希望される等の場合は、口座情報をお預かりします。
  • 6.ギフトサービスを利用された際の送り先の個人情報は、当該ギフト発送の目的に限定して利用します。但し、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得たうえで、次回以降のギフト申込書の準備に利用することがあります。
  • 7.パルシステム東京でお預かりした就職希望の方の個人情報の利用は、採用活動の目的に限定します。
  • 8.その他、パルシステム東京と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預かりします。
1-3 個人情報収集に当たっての約束

パルシステム東京は、組合員によりよい商品・サービスを提供するために日々業務の改善を行っております。このため新たな個人情報の収集が発生することも予想されます。新たに個人情報を収集する際には、収集時に利用目的を当該者にお伝えし、同意を頂いた方からのみ収集します。

2.個人情報の保護について

2-1 個人情報の管理体制について

パルシステム東京は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改竄(かいざん)、漏洩(ろうえい)等を防止するため、個人情報取り扱い業務に関する個人情報保護の管理体制を構築しています。これを運用・維持するとともに、個人情報保護委員会を設置し、管理体制の強化を推進していきます。

2-2 個人情報の委託と第三者提供について

パルシステム東京は事業・サ-ビスに関連しない第三者への個人情報提供を行いません。委託に関しては、以下に示す外部委託先や各種サービスを提供する取引先に限定してこれを行います。(但し、本人及び第三者の生命、健康、財産等の正当な利益を保護するために必要なときや法令に定めがある場合を除きます。)

  • 1.外部委託の際の管理
    パルシステム東京は、お預かりした個人情報を保管、入力、配達、未収金となっている利用代金の請求、広報活動、組合員サービス、管理システムの保守点検等について利用目的の範囲内で外部委託することがあります。この場合、委託先における管理体制を確認したうえで個人情報の引き渡しをいたします。また、回収及び廃棄についても確実な管理のもとで行います。
  • 2.サービスの紹介・斡旋業務における個人情報の提供について
    パルシステム東京は、各種サービスを提供する取引先を紹介することがあります。この場合、取引先への個人情報の提供が発生しますが、サ-ビスの目的を達するために必要な個人情報のみ提供いたします。また、斡旋業務においては、組合員及び利用者が記入した申込書類が、取引先において利用目的の範囲内で適正な管理がなされているのかを確認します。

3.個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守

パルシステム東京は、個人情報保護委員会を通じて、個人情報に関する法令・条例及びその他規範を特定し、これらを遵守する業務管理を徹底します。

4.個人情報保護管理体制の継続的改善

パルシステム東京は個人情報保護委員会を通じて、個人情報保護の管理体制を継続的に見直し、改善・向上に努めます。

5.方針の文書化及び周知

パルシステム東京は、組織内及び関係者が個人情報の保護及びその重要性について認識した上で業務に臨むことが個人情報の確実な管理を行うにあたり不可欠であるという考えのもと、この個人情報保護方針を、専務理事が定め、又は必要に応じて改訂し、これを文書化して組織内に周知すると同時に、関係者に示すことによって、個人情報保護の管理体制が効果的にかつ継続的に機能するよう努めます。また、パルシステム東京に関心を持つすべての方に、私たちの考え方をご理解いただけるよう、ウェブサイト等を通じてこの方針を広く公開します。

6.個人情報の共同利用の範囲

パルシステム東京が行う事業の中には、以下に示す他団体と連携し管理を行うものがあります。お預りした個人情報は共同の利用目的の範囲に限定し利用します。

  • 1.商品の供給・サービスの提供に関する個人情報の共同利用・・・パルシステムグループ会員生協ならびに子会社及び関連会社
  • 2.共済事業・サービスの提供に関する個人情報の共同利用・・・パルシステム生活協同組合連合会・パルシステム共済生活協同組合連合会・日本コープ共済生活協同組合連合会

7.個人情報に関する問い合わせ先

パルシステム東京は、お預かりした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。

  • お預りした個人情報の内容の開示・訂正・停止等について
  • お預りした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
  • お預りした個人情報に関する苦情・相談等のお問い合わせについて

お問い合わせ窓口は次の通りです。

  • パルシステム利用組合員のお問い合わせ窓口:パルシステム問合せセンタ-
  • 福祉介護サ-ビス/ぱる★キッズ(保育園)利用者:福祉事業活動部
  • パルシステム東京への加入等に関するお問い合わせ窓口:パルシステム東京資料受付センタ-
  • 共済に関するお問合せ窓口:コ-プ共済センタ-
  • その他:パルシステム東京総務部

なお、お問合せの内容によっては、上記窓口以外からご回答させていただく場合があります。

2015年10月29日
生活協同組合パルシステム東京
専務理事 辻 正一

個人情報に関するお問い合わせ

パルシステム利用組合員のお問い合わせ窓口
パルシステム問合せセンター 0120-868-014
福祉介護サ-ビス/ぱる★キッズ(保育園)利用者
福祉事業活動部 03-6233-7615
生活協同組合パルシステム東京への加入等に関するお問い合わせ窓口
パルシステム東京資料受付センター 0120-581-219
共済に関するお問い合わせ窓口
コープ共済センター 0120-700-750
その他のお問い合わせ窓口
生活協同組合パルシステム東京総務部 03-6233-7600
個人情報取扱事業者
個人情報取扱事業者の名称 生活協同組合パルシステム東京
保有個人データの利用目的 本方針の「1.2 生活協同組合パルシステム東京が管理する個人情報の利用目的」をご覧ください。
お問い合わせにかかる手数料 個人情報の開示請求に対する回答送付にのみ簡易書留代金がかかります。
共同利用について
共同利用する名称 パルシステムグループ
パルシステム生活協同組合連合会・パルシステム共済生活協同組合連合会・生活協同組合パルシステム神奈川ゆめコープ・生活協同組合パルシステム千葉・生活協同組合パルシステム埼玉・生活協同組合パルシステム茨城・生活協同組合パルシステム山梨・生活協同組合パルシステム群馬・生活協同組合パルシステム福島・生活協同組合パルシステム静岡・株式会社パル・ミート・株式会社ジーピーエス・株式会社パルブレッド・株式会社パルシステム・リレーションズ・株式会社パルふれあいサービス・株式会社パルシステム電力・株式会社パルライン・株式会社未来
パルシステム生活協同組合連合会・日本コープ共済生活協同組合連合会
共同利用する個人データの項目 組合員番号・氏名・住所・電話番号・生年月日・メールアドレス・供給情報・請求情報・出資情報・口座情報 契約者番号、契約者ならびに被保険者に関する氏名・住所・電話番号・生年月日・告知事項
共同利用する範囲 共同利用する名称と同じ 共同利用する名称と同じ
共同利用する利用目的 本方針の「1.2 生活協同組合パルシステム東京が管理する個人情報の利用目的」の(2)3を除くすべて 本方針の「1.2 生活協同組合パルシステム東京が管理する個人情報の利用目的」の (2)3






【お知らせ】マイナンバーについて

  • パルシステム東京から組合員の皆様へマイナンバーの提供を求めることはございません。
  • マイナンバーに関連して担当者が電話・訪問等で個人情報の提供や金銭の支払いを求めることはございません。
  • 個人の取引先等については、別途書面にてご案内いたします。



特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

生活協同組合パルシステム東京(以下「組合」という)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という)の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むために、本基本方針を定めます。

1.関係法令及びガイドライン等の遵守

組合は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、個人情報の保護に関する法律、その他の法令及び特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインを遵守して、特定個人情報等の適正な取り扱いを行います。

2.特定個人情報等の取得、利用、保管、提供及び廃棄

組合は、特定個人情報等の具体的な取り扱いを定める取扱規程等を策定し、当該規程に従い、特定個人情報等の取得、利用、保管、提供及び廃棄を適切に実施します。

3.利用目的

組合は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

  • 1.源泉徴収関連事務
  • 2.不動産使用料、報酬等の支払先に関する事務
  • 3.扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
  • 4.退職所得に関する申告書作成事務
  • 5.財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
  • 6.個人住民税関連事務
  • 7.雇用保険関連事務
  • 8.国民年金第3号被保険者の届出事務
  • 9.健康保険・厚生年金保険関連事務
  • 10.(1)から(9)各号に関連する事務、その他関係法令及びガイドライン等の改正により、使用目的が拡大された場合にはその内容を含む

4.安全管理措置に関する事項

  • 1.組合は、特定個人情報等の漏洩(ろうえい)、滅失又は毀損(きそん)の防止等、特定個人情報等の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該職員等に対する必要かつ適切な監督を行います。
  • 2.特定個人情報等の取り扱いについて、取引先及び組合の役職員等の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

5.継続的改善

組合は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び関係規程類を継続して改善します。

6.お問い合わせへの対応

組合は、特定個人情報等の取扱いに関するお問い合わせに対し、適切に対応します。

お問い合わせ先
総務部(代表電話) 03-6233-7600

2015年10月29日
生活協同組合パルシステム東京
専務理事 辻 正一

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